Die Entstehung des Hirsch-Reisebuchs
Wie entsteht ein Reisekatalog? Wer arbeitet daran, wer sorgt für den Inhalt, wer für das Layout? Wir haben den Entstehungsprozess für Sie begleitet!
Der Inhalt
Es beginnt mit dem Wichtigsten: den Reisen. 1 ½ bis 2 Jahre vor Katalogdruck stellen unsere Produktmanagerinnen Jana Heundorf, Lea Gramberg, Janine Steinhorst, Annette Henzi, Sabine Ebert und Katharina Kasperek die ersten Weichen. Sie sammeln Ideen, er- oder überarbeiten Programme, verhandeln mit Hotels. Stark nachgefragte Reisen werden vom aktuellen Jahr übernommen und weiterentwickelt, schwach gebuchte Reisen ausgesetzt. Kulturelle Veranstaltungen und Jubiläen in ganz Europa stehen auf der Agenda: Welches Ereignis ist eine Reise wert? Welcher Ort ist der passende Standort, welches Hotel das richtige? Und ganz wichtig: Kennen wir den besten Reiseleiter oder die beste Reiseleiterin für das Ziel?
Die EDV (Teil I)
Parallel wird jeder Schritt digital dokumentiert – die Reisen werden „angelegt“, aller Schriftverkehr archiviert. Unsere Produktmanagerinnen setzen damit die Basis für die Online-Darstellung und die Buchbarkeit der Reisen. Ausgedruckt wird fast nichts mehr.
Die Druckerei
Papier muss frühzeitig eingekauft werden, die Zeit auf der Druckmaschine eingeplant werden. Griffig soll das Papier sein, nicht zu dünn und nicht zu dick, gut geeignet für die farbigen Bilder. Für den Umschlag benötigen wir ein anderes Papier als für den Inhalt. Umweltfreundliches „Blauer Engel“-Papier soll beides sein. Für all das ist unser Marketingleiter Oliver Possehl verantwortlich. Er vereinbart mit der Druckerei auch die Druck- und Versandtermine.
Der Umfang
Knapp ein halbes Jahr vor Katalogdruck zeichnet sich der Umfang ab. Jahr für Jahr ändert sich die Verteilung, liegen neue Länder und andere Themen im Trend. Ein „Seitenlaufplan“ wird erstellt und die Reisen in die richtige Reihenfolge gebracht – sortiert nach Länderkapiteln und Reisearten. Noch ist alles sehr dynamisch: geplante Reisen entfallen, neue Reisen werden aufgenommen. Hier behält der Leiter der Reiseveranstaltung, Stefan Simonis, den Überblick.
Die Texte
Stehen die Programme fest, werden die Texte überarbeitet bzw. neu geschrieben. Dies übernimmt seit vielen Jahren Dr. Birgit Krämer, nebenbei im Bereich Unternehmenskommunikation tätig. Außerdem ist sie Hirsch-Reiseleiterin, verheiratet mit einem Hirsch-Busfahrer. Mehr Expertise geht nicht! Sie sorgt auch unter Zeitdruck für kurzweilige und korrekte Texte in exakter Länge.
Die Bilder
Parallel dazu erfolgt die Auswahl der Bilder: Katalogbilder, Titelbilder und Tagesbilder für die Internetseite. Die Bilder sollen inhaltlich zur Reise und der jeweiligen Tagesbeschreibung passen und emotional ansprechen, jedoch nicht übertreiben. Im Laufe der Reisesaison werden die Fotos auch für Plakatwerbung und Newsletter verwendet. Eine umfangreiche und anspruchsvolle Aufgabe, die Jahr für Jahr zuverlässig von Martina Baumung-Hirsch M.A. bewältigt wird. Lizensierung und Download des Bildmaterials liegt wieder in den Händen von Oliver Possehl.
„Wenn ich mich für Lieblingsmotive aus dem Katalog entscheiden müsste, dann würde ich die der französischen Küste nennen. Ich weiß noch, wie es dort duftet und wie enorm erholsam es ist, egal ob in Sanary, Biarritz oder in der Bretagne.“
Die Karten
sind seit Jahrzehnten Bestandteil des Hirsch-Reisebuchs und zeigen auf einen Blick den Verlauf einer Reise – bei Städtereisen sogar die genaue Lage des Hotels. Seit über 20 Jahren verantwortlich für diese Karten ist Dipl.-Geogr. Axel Bengsch, Kartograph aus Tübingen. Mittlerweile gibt es vermutlich keinen Landstrich in Europa, den er noch nicht in eine Hirsch-Karte gezeichnet hat.
Kartenbeispiel Südengland 
Kartenbeispiel Venedig
Die Reisepreise
Wenn die Reisen feststehen, werden die Reisepreise von unseren Produktmanagerinnen kalkuliert. So viele Bestandteile eine Reise hat, so viele Posten müssen berücksichtigt werden: Fahrt, Unterkunft, Mahlzeiten, Eintritte, Reiseleitung, aber auch Straßen-, Park- und Einfahrtsgebühren, örtliche Steuern, Trinkgelder, und vieles mehr. Am Ende steht unter dem Strich ein hoffentlich attraktiver Reisepreis.
Das Layout
Etwa zwei Monate vor Drucktermin gehen die ersten Texte und Preise an die Agentur DMBO in Pforzheim – seit 2019 bestimmt sie das Aussehen des Reisebuchs. Die Reisen werden gesetzt, Bilder eingefügt, das Ganze in Form gebracht und zur Korrektur wieder nach Karlsruhe geschickt. Mehrmals geht es nun digital hin und her, bis alles perfekt ist, Termine und Preise korrekt sind und alles stimmig ist – je näher die Deadline rückt, umso spannender und stressiger wird es. Nerven und Kondition sind gefragt. Beides bewies unsere Ansprechpartnerin Janina Schneider dieses Jahr in besonderem Maße, als sie bis kurz vor der Niederkunft mit dem dritten Baby an der Fertigstellung arbeitete.
Die EDV (Teil II)
Parallel zur Fertigstellung des Katalogs wird die Anlage im Reservierungssystem vorangetrieben, damit die über 200 Reisen bei Katalogerscheinen alle buchbar sind. Diese Arbeit übernimmt hauptsächlich Sabine Ebert. Daten und Preise, Zimmerkontingente, Zustiegsorte, Busplätze, Versicherungen, Zusatzleistungen – die Anlage einer Reise ist umfangreich!
Die Einleitungsseiten
Das „Entrée“ unseres Reisebuchs mit vielen allgemeinen Informationen wird erstellt – Inhaltsverzeichnis, Regionenübersicht, Reisekalender. Hier müssen alle Termine und Seitenzahlen stimmen! Darüber hinaus gibt es wichtige Fakten über unsere Reisen, den Hirsch-Funk, unseren Haustürservice, und vieles mehr. Oliver Possehl sorgt in dieser fortgeschrittenen Arbeitsphase für Ruhe und Ordnung, um sich anschließend seinem nächsten Aufgabenfeld zuzuwenden: den Adressen.
Die Adressen
Kurz vor dem Druck werden die Adressen aus unserem System exportiert. Den Katalog erhalten alle, die in den letzten sechs Jahren eine Hirsch-Reise gebucht oder einen Hirsch Reisen-Katalog bestellt haben und mit ihrer Unterschrift einer Zusendung des Katalogs zugestimmt haben. Die Adressdatei wird von der Druckerei auf Dubletten geprüft und bereinigt. Im Vorfeld wurde ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO geschlossen. Darin ist beispielsweise geregelt, dass die Adressen niemals an Dritte weitergegeben werden dürfen und nach der Katalogproduktion vernichtet werden müssen. Übrigens, bei Hirsch Reisen gilt Ladies first: bei Ehepaaren wird die Dame angeschrieben.
Der Katalogdruck
Die Katalogdatei wird für den Druck aufbereitet und, zusammen mit den Adressen, der Druckerei zur Verfügung gestellt. Die Druckerei druckt und versendet die vereinbarte Menge – die Gesamtauflage 2022 liegt bei 28.000 Stück. Davon wurden ca. 20.000 personalisierte Exemplare an die Kunden verschickt.
Das Internet
Sobald die Anlage einer Reise fertig ist, wird sie online gestellt und kann gebucht werden – teilweise schon mehrere Wochen vor dem Erscheinen des Reisebuchs. Nun werden die Online-Texte mit den korrigierten Katalogtexten abgeglichen. Nach dem automatischen Import des gesamten Kataloginhalts sind Internet und Katalog deckungsgleich.
Das Katalogerscheinen
Zeit zum Luft holen für die Produktmanagerinnen und Buchungsstart für die Kolleginnen im Reisebüro, die nun so richtig loslegen!
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